Принесли P&L — по всіх компаніях групи цифри зійшлися. Все перевірили, розбіжностей немає.
На цьому можна було закрити питання і йти далі. Натомість я запитав:
— А хто щомісяця збирає ці цифри?
«Слід» привів не до фінансового директора, а до співробітника, який вручну зводив звіт. За двадцять хвилин стало зрозуміло: одна компанія в розрахунок узагалі не потрапляла.
Не тому, що хтось намагався її приховати. Півроку тому частину бізнесу виділили в окрему компанію — свої співробітники, свої клієнти, свої доходи й витрати. Бізнес уже жив по-новому. Таблиця, за якою зводили результати групи, лишилася колишньою. Її просто ніхто не оновив.
Найцікавіше — помилки як такої не було.
Фінансовий директор виконував свою роботу. Співробітник чесно збирав звіт за тією формою, яку йому дали. Процес працював саме так, як був налаштований. Але ніхто не відповідав за те, щоб при зміні структури бізнесу змінювалась і сама система контролю.
Такі речі трапляються набагато частіше, ніж здається. У мережі клінік новий філіал кілька місяців приймав пацієнтів, але його не було в системі внутрішніх перевірок. Звіти показували, що мережа відповідає всім вимогам. Формально — так. Просто новий філіал для цієї системи ще не існував.
В іншій компанії відкрили новий регіональний підрозділ — він уже працював, наймав людей і приносив виторг, але річний бюджет склали раніше. Тому «план — факт» виглядало цілком пристойно. Нового офісу в плані просто не було.
Після цього я став дивитися на будь-які звіти трохи інакше.
Коли бачу ідеально сходжені цифри, мене цікавить не лише те, що в них є. Набагато важливіше зрозуміти, чого в них немає.
Будь-яка система контролю описує компанію такою, якою її колись налаштували. Якщо бізнес змінюється швидше, ніж оновлюються правила й таблиці, система продовжує чесно контролювати минуле.
Саме тому я дедалі частіше ставлю одне просте запитання:
Що змінилося в компанії відтоді, як ви востаннє змінювали систему, яка її контролює?
Саме з цього запитання починається пошук справді дорогих помилок.