Принесли P&L, по всем компаниям группы цифры сошлись. Всё проверили, расхождений нет.
На этом можно было закрыть вопрос и идти дальше. Вместо этого я спросил:
— А кто каждый месяц собирает эти цифры?
«След» привёл не к финансовому директору, а к сотруднику, который вручную сводил отчёт. Через двадцать минут стало понятно, что одна компания в расчёт вообще не попадала.
Не потому, что её кто-то пытался скрыть. Полгода назад часть бизнеса выделили в отдельную компанию. Появились свои сотрудники, свои клиенты, свои доходы и расходы. Бизнес уже жил по-новому, а таблица, по которой сводили результаты группы, осталась прежней. Её просто никто не обновил.
Самое интересное — ошибки как таковой не было.
Финансовый директор выполнял свою работу. Сотрудник честно собирал отчёт по той форме, которую ему дали. Процесс работал именно так, как был настроен. Но никто не отвечал за то, чтобы при изменении структуры бизнеса менялась и сама система контроля.
Такие вещи встречаются намного чаще, чем кажется. В сети клиник новый филиал несколько месяцев принимал пациентов, но его не было в системе внутренних проверок. Отчёты показывали, что сеть соответствует всем требованиям. Формально — да. Просто новый филиал для этой системы ещё не существовал.
В другой компании открыли новое региональное подразделение. Оно уже работало, нанимало людей и приносило выручку, но годовой бюджет составили раньше. Поэтому сравнение «план — факт» выглядело вполне прилично. Нового офиса в плане просто не было.
После этого я стал смотреть на любые отчёты немного иначе.
Когда вижу идеально сходящиеся цифры, меня интересует не только то, что в них есть. Гораздо важнее понять, чего в них нет.
Любая система контроля описывает компанию такой, какой её однажды настроили. Если бизнес меняется быстрее, чем обновляются правила, регламенты и таблицы, система продолжает честно контролировать прошлое.
Именно поэтому я всё чаще задаю один простой вопрос:
Что изменилось в компании после того, как вы последний раз меняли систему, которая её контролирует?
Именно с этого вопроса начинается поиск действительно дорогих ошибок.